Bagaimana kalau terjadi sesuatu hal tak terduga sehingga sertifikat tanah asli yang Anda miliki hilang, apakah hak tanah yang Anda miliki tersebut juga hilang? Tentu saja tidak, karena pada dasarnya sertifikat tanah asli yang Anda pegang tersebut hanya merupakan salinan dari buku tanah yang disimpan di Kantor Pertanahan atau Kantor Badan Pertanahan Nasional (BPN) di wilayah tempat tanah tersebut berada. Jadi, jika sertifikat tanah itu hilang, maka Anda sebagai pemegang hak atas tanah tersebut bisa mengajukan permohonan kepada Kantor Pertanahan atau Kantor BPN yang mewilayahi tanah tersebut untuk menerbitkan sertifikat pengganti sesegera mungkin.
Pengurusan sertifikat tanah yang hilang dilakukan di Kantor BPN setempat, BPN nantinya akan menerbitkan sertifikat pengganti jika semua persyaratan dan prosedur terpenuhi. Namun, sebelum mendatangi Kantor Pertanahan, Anda harus terlebih dahulu mengajukan laporan kehilangan ke kepolisian.
Pihak yang Berhak Mengurus Kehilangan Sertifikat Tanah
Pada Pasal 57 Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah, disebutkan bahwa atas permohonan pemegang atas tanah, dapat diterbitkan sertifikat baru sebagai pengganti sertifikat yang hilang. Yang dapat mengajukan permohonan penggantian sertifikat tanah yang hilang adalah:
- Pemegang Hak
Permohonan sertifikat pengganti untuk sertifikat yang hilang hanya dapat dilakukan oleh pihak yang namanya tercantum sebagai pemegang hak dalam buku tanah yang bersangkutan, atau pihak lain yang merupakan penerima hak berdasarkan Akta PPAT.
- Ahli Waris Pemegang Hak
Dalam kasus pemegang hak atas tanah sudah meninggal dunia, maka permohonan sertifikat pengganti dapat diajukan oleh ahli warisnya dengan menyertakan surat tanda bukti sebagai ahli waris, seperti yang diatur dalam Pasal 57 ayat 3 PP 24/1997. Surat tanda bukti sebagai ahli waris ini bisa berupa Akta Keterangan Hak Mewaris atau Surat Penetapan Ahli Waris atau Surat Keterangan Ahli Waris. Pengajuan oleh ahli waris ini juga harus dilengkapi dokumen pendukung yang sah, dalam hal ini Surat Keterangan Kematian pemegang hak.
Meskipun pemohon pengajuan sertifikat pengganti harus berupa pihak yang memenuhi persyaratan di atas, proses pengurusannya dapat diserahkan kepada pihak lain. Pemohon hanya dibutuhkan kehadirannya saat pengambilan sumpah di Kantor BPN. Biasanya notaris/PPAT bersedia untuk mengurus penggantian sertifikat tanah.
Prosedur Pengurusan Sertifikat Tanah Hilang
Langkah-langkah untuk mengurus sertifikat tanah yang hilang:
- Melaporkan Kehilangan Sertifikat Tanah ke Kepolisian
Langkah pertama adalah melaporkan perihal kehilangan sertifikat tanah Anda tersebut ke pihak yang berwenang, dalam hal ini kepolisian. Di sejumlah wilayah, laporan ke Polsek sudah cukup, namun ada wilayah yang mengharuskan minimal laporan ke Polres. Saat melapor, sebutkan nomor sertifikat, lokasi tanah, dan atas nama siapa tanah tersebut. Petugas kepolisian akan memeriksa kelengkapan berkas laporan. Biasanya petugas akan meminta surat pengantar dari kelurahan setempat sebagai dasar laporan. Pihak kepolisian juga mungkin mensyaratkan agar kehilangan sertifikat tersebut diumumkan di media cetak nasional. Tapi langkah pemasangan pengumuman ini biasanya dilakukan oleh Kantor BPN atas biaya pemohon. Setelah itu akan dikeluarkan Berita Acara Pemeriksaan (BAP) yang nantinya dibawa ke Kantor BPN.
- Pemblokiran Sertifikat Tanah
Jika terdapat jeda waktu yang cukup lama antara kejadian hilangnya sertifikat tanah dengan keluarnya BAP sebagai dasar pemblokiran sertifikat, misalnya lebih dari 1 bulan, perlu dirimkan surat permohonan pemblokiran sertifikat tanah ke Kantor BPN pada saat sertifikat diketahui hilang dengan menceritakan kronologi kejadian. Untuk memblokir sertifikat tanah, juga diperlukan dokumen seperti fotokopi sertifikat tanah yang dimaksud serta identitas pemilik sertifikat. Setelah surat blokir sudah diterima pihak BPN dan sudah dicatatkan di buku tanah, maka sertifikat tanah Anda pun sudah aman, tidak ada pihak lain yang dapat melakukan proses apa pun terhadap tanah Anda hingga ada permohonan sertifikat pengganti.
- Mengurus Penggantian Sertifikat Tanah ke Kantor Badan Pertanahan Nasional (BPN)
Setelah membuat Surat Keterangan Kehilangan Sertifikat Tanah di Kantor Polisi, Anda dapat mengajukan permohonan pembuatan sertifikat pengganti di Kantor BPN.
- Mengisi Formulir Permohonan
Selanjutnya, mengajukan permohonan untuk membuat sertifikat pengganti atas sertifikat tanah yang hilang tersebut mengisi dan menandatangani formulir yang tersedia di Kantor BPN atau kuasanya di atas materai yang cukup.
- Pemohon Melengkapi Berkas Permohonan Penggantian Sertifikat
Berkas permohonan penggantian sertifikat ini meliputi:
- Kartu Tanda Penduduk (KTP) asli dan fotokopi
- Kartu Keluarga (KK) asli dan fotokopi
- Fotokopi Sertifikat Tanah yang dimaksud (jika ada)
- Fotokopi bukti pelunasan Pajak Bumi dan Bangunan (PBB) tahun terakhir
- Surat Kehilangan dan Berita Acara Pemeriksaan (BAP) kehilangan sertifikat tanah dari kepolisian
- Surat Kuasa apabila dikuasakan kepada pihak lain.
- Pemeriksaan Keabsahan
Sebelum menerbitkan sertifikat pengganti, Kantor BPN terlebih dahulu akan melakukan pemeriksaan keabsahan dokumen pihak yang mengajukan permohonan dengan cara meneliti dokumen-dokumen pendukung yang dilampirkan.
- Pengambilan Sumpah
Pihak BPN akan mengambil sumpah pemilik sertifikat di hadapan Kepala Kantor Pertanahan dan rohaniwan sesuai agama yang bersangkutan, kemudian akan dibuatkan berita acara sumpahnya.
- Pengumuman di Media Cetak
Pihak BPN akan mengumumkan berita acara pengambilan sumpah kehilangan sertifikat tanah tersebut di media cetak, atas biaya pemohon. Maksudnya agar memberi waktu andaikata ada pihak-pihak yang merasa keberatan dengan proses penggantian sertifikat tanah tersebut, atau ada sanggahan/gugatan dari pihak lain.
- Pengukuran Ulang Tanah
Petugas BPN akan melakukan pengukuran ulang ke lokasi tanah yang dimaksud apabila terjadi perubahan surat ukur lama dengan kondisi fisik tanah dan bangunan sekarang.
- Penerbitan Sertifikat Pengganti
Apabila dalam jangka waktu satu bulan atau 30 hari sejak pemasangan pengumuman di media cetak tidak ada pihak yang mengajukan keberatan atas pembuatan sertifikat pengganti, atau ada pihak yang mengajukan keberatan namun keberatannya terbukti tidak beralasan atau tidak mendasar, maka Kantor BPN akan menerbitkan sertifikat pengganti.
Waktu Proses Pengurusan
Waktu yang diperlukan untuk proses pengurusan sertifikat pengganti yang hilang, jika semua lancar, adalah kurang-lebih dua sampai tiga bulan setelah pengajuan permohonan. Hal ini bisa dimengerti karena pengurusan masalah tanah ini tidak bisa sembarangan, dan banyak proses yang mesti dilalui untuk menyelesaikannya.
Tidak Perlu Panik
Perlu diketahui bahwa sertifikat tanah Anda yang hilang tidak dapat dimanfaatkan oleh orang lain, jadi tidak ada alasan untuk panik karena kemungkinan sesuatu akan terjadi terhadap hak Anda atas tanah tersebut. Proses apa pun yang dilakukan terhadap sertifikat tanah, apakah itu menjaminkan, menjual, maupun proses lainnya tidak dapat dilakukan kecuali oleh orang yang namanya tercantum di sertifikat tanah tersebut.
(Tim BSDR Law Firm)
